eUPD (Elektroničko upravljanje poslovnom dokumentacijom - electronic management of the business documentation is an application solution for IT support for the tasks of recording, distribution and archiving of the classic and electronic mail in an organisation

BCC Services announced availability of eUPD-a, the new solution for electronic management of business documentation. This is an application that supports the tasks of recording, distribution and archiving of the classical and electronic mail in an organisation. The term mail is used since it is commonly used for the functionality of the mail registry, but in this software solution the emphasis is on digitalisation, processing and archiving of the documents. The application can be installed and used at a single or multiple locations – the location where the application is implemented is one of the parameters that are used to determine access permissions for documents and data.

Zagreb, 14.12.2009.

BCC Services - eUPD, rješenje za elektroničko upravljanje poslovnom dokumentacijom

BCC Services - eUPD, rješenje za elektroničko upravljanje poslovnom dokumentacijom

Elektroničko upravljanje poslovnom dokumentacijom (eUPD) je aplikativno rješenje za informatičku podršku poslovima evidencije, distribucije i arhiviranja klasične i elektroničke pošte u organizaciji

BCC Services je objavio početak isporuka eUPD-a, svog novog rješenja za elektroničko upravljanje poslovnom dokumentacijom. Radi se o aplikaciji za informatičku potporu poslovima evidencije, distribucije i arhiviranja klasične i elektroničke pošte u organizaciji. Termin pošta se koristi jer je uobičajen za funkcionalnost urudžbenog zapisnika, ali u ovom programskom rješenju je naglasak na digitalizaciji, obradi i arhiviranju dokumenata. Aplikacija se može instalirati i koristiti na jednoj ili više lokacija – lokacija na kojoj je aplikacija uvedena je ujedno i parametar koji se koristi i za određivanje dozvola pristupa dokumentima i podacima.

Aplikacija, osim standardnih funkcija urudžbenog zapisnika omogućuje jednoznačnu identifikaciju dokumenata bar kod šifrom, digitalizaciju i OCR obradu papirnatih dokumenata, distribuciju i praćenje rada na dokumentima, te trajno arhiviranje dokumenata uz mogućnost pretraživanja za sve ovlaštene korisnike. Sustav omogućuje arhiviranje i pretraživvanje po punom tekstu, t.j. po sadržaju dokumenta najrazličitijih formata, te evidenciju dokumenata koji postoje samo u fizičkom obliku.

Osnovne karakteristike eUPD sustava:

·  Arhiviranje dokumenata na mjestu nastanka, odnosno ulaza u organizaciju

·  Digitalizacija svih bitnih papirnatih dokumenata

·  Centralni repozitorij dokumenata

·  Jedinstvena identifikacija svih dokumenata

·  Registracija ulazne, izlazne i interne pošte, te ulaznih računa

·  Klasifikacija dokumenata po organizacijskim jedinicama i vrsti dokumenta

·  Elektronička distribucija dokumenata i zaduženja, uz definiranje rokova za obradu

·  Mogućnost pretraživanja po atributima i sadržaju dokumenata

·  Definiranje prava pristupa koje prati organizacijsku strukturu

·  Mogućnost integracije s poslovnim aplikacijama (preuzimanje šifrarnika, ulazni računi i SAP sustav)

Rješenje eUPD se temelji na eDRM sustavu Meridio, što omogućuje jednostavno i brzo uspostavljanje centralnog repozitorija elektroničkih dokumenata i zapisa. Meridio sustav je skalabilan i nema ograničenja za veličinu repozitorija. Meridio omogućava upravljanje svim vrstama dokumenata i zapisa, uključujući i fizičku arhivu, t.j. dokumente koji se iz bilo kojeg razloga neće digitalizirati. Funkcionalnost Meridio sustava je dostupna i kroz Microsoft Office aplikacije, u potpunosti je integrirana u standardno Microsoft okruženje, čime se olakšava i ubrzava uvođenje i bitno skraćuje vrijeme potrebno za obuku korisnika.

Najefikasniji način digitalizacije, unosa i indeksiranja dokumenata je obuhvat na mjestu nastanka, odnosno na samom ulazu u organizaciju. Na taj se način izbjegavaju problemi vezani uz kolanje papirnate dokumentacije, pojednostavljuje i centralizira arhiviranje, ubrzava unos dokumenata u sustav i smanjuje broj grešaka

Aplikacijsko rješenje eUPD nudi i mogućnost integracije u postojeće poslovne aplikacije. Na taj se način korisnicima na jednom mjestu daju na uvid svi podaci i svi dokumenti potrebni u svakodnevnom radu, on-line i bez kolanja papirnate dokumentacije. Ponuđena aplikacijska rješenja će omogućiti da korisnici imaju jednostavan uvid u sve digitalizirane dokumente (npr. skenirane ulazne račune i podatke o urudžbiranom računu).

Uz standardne funkcionalnosti sustava za upravljanje dokumentima (pohranjivanje i korištenje dokumenata u digitalnom obliku, praćenje i kontrola verzija dokumenata, međusobno povezivanje dokumenata, pretraživanje po meta podacima i sadržaju dokumenata, sigurnost na nivou dokumenta, i drugo), osnovna namjena ovog rješenja je sadržana u slijedećim ključnim funkcijama:

·  Urudžbiranje ulazne pošte

·  Unos podataka o ulaznoj pošti, uključujući vezu sa šifrarnicima dobavljača, kupaca i organizacijskih jedinica

·  Jednoznačno identificiranje – generiranje urudžbenog broja

·  Ispis bar kod naljepnice

·  Skeniranje ulazne pošte i spajanje skeniranog dokumenta s unesenim podacima o ulaznoj pošti. Spajanje može biti ručno ili automatsko, preko bar koda uz korištenje Kofax Capture softvera

·  Ispis potvrde o preuzimanju

·  Distribucija pošte zaduženim referentima

·  Praćenje obrade i promjena statusa pošte

·  Mogućnost ispravka krivo unesenih podataka – preurudžbiranje i storniranje.

·  Rezervacija urudžbenog broja

·  Unos podataka o izlaznoj pošti

·  Jednoznačno identificiranje izlazne pošte

·  Skeniranje, ukoliko dokument već nije u elektroničkom obliku

·  Otprema.

Interna pošta je izlazna pošta jedne organizacijske jedinice i ulazna druge, kojoj je poslana. Stoga je ovaj proces kombinacija prethodno opisanih procesa.  Takav dokument ima jedinstven urudžbeni broj koji je nastao u procesu urudžbiranja izlazne pošte organizacijske jedinice koja je dokument pripremila.

·  Unos podataka o računu

·  Kontrola unosa duplih računa

·  Generiranje urudžbenog broja i ispisivanje istog na naljepnici

·  Skeniranje ulaznog računa

·  Programsko povezivanje slike skeniranog računa i podataka o urudžbiranju

·  Ispis potvrde o preuzimanju

·  Storniranje ulaznih računa.

·  Unos drugih dokumenata kao priloga glavnom dokumentu

·  Kontrola i praćenje verzija dokumenata

·  Reference na vezane dokumente

·  Evidencija aktivnosti na dokumentu

·  Evidencija preurudžbiranja

·  Definiranje prava

·  Popis preurudžbirane i stornirane pošte

·  Pretraživanje po sadržaju i opisnim podacima, atributima.

·  Voditelj urudžbenog zapisnika

·  Voditelj urudžbenog zapisnika u OJ / distributer pošte

·  Referent

·  ISAS Korisnik

·  Rukovoditelj 

·  Administrator

Ulazna pošta se urudžbira i po potrebi digitalizira u Urudžbenom uredu ili u samoj organizacijskoj jedinici (fax poruke, elektronička pošta). Podaci i digitalizirani dokumenti su odmah raspoloživi korisnicima zaduženim za poštu u pojedinim organizacijskim jedinicama. U organizacijskim jedinicama se određuje da li određeni dokumenti zahtijevaju obradu. Dokumenti koji iziskuju određenu akciju ili zaduženje šalju se referentima uz mogućnost definiranja roka za obradu. Uz urudžbirane dokumente je moguće dodati i priloge koji nisu urudžbirani u Urudžbenom uredu, te definirati reference koje spajaju više urudžbiranih dokumenata u logičku cjelinu.

eUPD aplikacija omogućuje rezervaciju i distribuciju rezerviranih urudžbenih brojeva koji se koriste za pripremu dokumenata koji će se urudžbirati i slati poslovnim partnerima. Izlazna pošta se urudžbira u samim organizacijskim jedinicama, a podaci koji su dio Prijamne knjige su dostupni korisnicima zaduženim za otpremu izlazne pošte u Urudžbenom uredu.

Izlazna interna pošta se od standardne izlazne pošte razlikuje samo po tome što su primatelji organizacijske jedinice unutar kompanije.

Ulazni računi se urudžbiraju uz mogućnost upisa specifičnih podataka koji su interesantni samo za ulazne račune – npr. iznos i valuta iznosa računa. eUPD aplikacija omogućuje pretraživanje po unesenim podacima, uz potencijalnu integraciju s ERP sustavima.

Prednosti uvođenja eUPD sustava baziranog na sustavu za upravljanje dokumentima i zapisima su:

·  Kategorizacija, jedinstvena identifikacija, digitalizacija i arhiviranje pošte i drugih dokumenata u elektroničkom obliku kako bi se jednostavno pretraživali, dohvaćali i koristili u svakodnevnom radu

·  Urudžbiranje i digitalizacija ulaznih računa uz mogućnost integracije sa računovodstveno-financijskim sustavom

·  Programsko generiranje jedinstvenog urudžbenog broja uz mogućnost ispisa u formi bar koda

·  Korištenje Kofax softvera za skeniranje i OCR čime se osigurava  pretraživanje digitaliziranih dokumenata po sadržaju (full text search)

·  Automatsko povezivanje slike dokumenta sa podacima putem bar koda

·  Preuzimanje i korištenje matičnih podataka, odnosno šifrarnika iz centralnog informacijskog sustava

·  Digitalizacija dokumenata omogućava korištenje poslovne dokumentacije bez potrebe za kopiranjem i/ili fizičkom distribucijom iste

·  Prava pristupa omogućuju kontrolu pristupa postojećoj dokumentaciji sa većom razinom sigurnosti od one koja je prisutna kod distribucije papirnate dokumentacije

·  Digitalizacija elektroničke pošte omogućuje kvalitetniji, jednostavniji i jeftiniji način arhiviranja dokumentacije

·  Brz pristup dokumentaciji pospješuje realizaciju pratećih poslovnih procesa jer čini svaku informaciju lako dostupnom

·  Ujedinjenje poslovnih procesa i dokumentacije u jedinstveni sustav, te korištenje centralnog sustava za arhiviranje dokumenata i zapisa.